У пользователей 1С часто возникает необходимость отправить письмо с документом из программы 1С. Например, отправить сформированный счет на оплату клиенту без дополнительных сохранений его на компьютер.
Последние редакции 1С уже включают в типовой функционал возможность отправки электронных писем без дополнительных доработок.
В данной статье мы покажем как настроить отправку счетов, накладных, счетов-фактур и других документов непосредственно из 1С (на примере 1С:Бухгалтерия 8 ред 3.0. Подходит как для локальной версии, установленной на компьютер, так и для облачной версии 1С)
Настройки могут отличаться в зависимости от почтового сервера Вашей электронной почты.
Например, если в вашей почте указано название почтового сервера (почта ХХХХ@mail.ru или ХХХХ@gmail.com, или ХХХХ@yandex.ru и т.п.), то при первой отправке письма, настройка выполнится автоматически, и будет создана учетная запись почты. Нужно указать только адрес электронной почты и пароль.
Если в адресе электронной почты название почтового сервера не указано (например, корпоративная почта ХХХХ@balns.ru), то настройка учетной записи электронной почты выполняется вручную. Если необходимо создать несколько учетных записей или создать учетную запись для корпоративной почты, выполните следующее:
Настройка учетной записи электронной почты:
- Выбрать в панели разделов раздел Администрирование – Органайзер (Рис.1)
- Перейдите по ссылке "Учетные записи электронной почты".
- По кнопке "Создать" откроется форма для создания новой учетной записи электронной почты:
- в поле "Адрес почты" укажите адрес электронной почты, в поле "Пароль" введите пароль для электронной почты на почтовом сервере;
- в поле "Имя отправителя" можно изменить имя, которое будет указываться в подписи исходящих сообщений;
- если у электронной почты название почтового сервера указано в адресе (например, ХХХХ@mail.ru), то установите переключатель в положение "Определять параметры подключения автоматически" и по кнопке "Создать" автоматически будет создана новая учетная запись электронной почты (рис. 2).
Рис.2 - Создание учетной записи электронной почты в 1С
- если у электронной почты название почтового сервера не указано в адресе (например, ХХХХ@balns.ru), то выбираем "Настроить параметры подключения вручную" и по кнопке "Далее" укажите данные, запрашиваемые программой. (рис.3)
Рис.3 - Настройка параметров подключения учетной записи вручную - Если данные указаны корректно, будет создана новая учетная запись электронной почты.
- В случае появления сообщения "Не удалось определить настройки подключения" учетная запись создана не будет. Нажимаем кнопку "Настроить вручную" и проверяем указанные параметры и повторяем настройку (рис. 4).
Рис. 4 - Не удалось определить настройки подключения в 1С
Рис. 1 - Раздел Администрирование - Органайзер
При успешном создании учетной запись – программа сообщит об этом. И новая учетная запись появится в списке. Это можно проверить в меню Администрирование – Органайзер – Учетные записи электронной почты.
Если вся почта отправляется с одного адреса, то настройка закончена. Если же работают, например, несколько менеджеров, каждому требуется отправлять письмо своей корпоративной почты. В таком случае необходимо настроить учетную запись для каждого сотрудника.
Для этого необходимо вернуться к разделу "Администрирование" - "Органайзер" и выбрать пункт "Учетные записи электронной почты".
По инструкции представленной выше добавляем новую учетную запись.
Настройка подписи в письме:
Для настройки подписи в письме переходим в раздел меню «Главное-Персональные настройки». (рис.5)
Рис.5 - Персональные настройки 1С
В открывшемся окне окне «Персональные настройки» переходим по гиперссылке «Настройки электронной почты» и в поле «Подпись» пишем текст, который будет автоматически добавляться в конце письма. (Рис. 6)
В этом же окне также можно поставить галочку «Отправлять копии исходящих писем по адресу». В этом случае на электронную почту будут приходить копии отправленной корреспонденции из программы 1С.
Рис. 6 - Настройка подписи в 1С
Мы завершили настройку почты! Давайте попробуем отправить счет на оплату.
Отправка счета контрагенту по электронной почте
Формируем счет. Для отправки его по почте нажимаем "конвертик" (Рис. 7)
Рис. 7 - Отправка счета контрагенту из 1С по электронной почте
Выбираем «Счет на оплату» - Выбрать. В этом же окне можно поменять формат документа (pdf). (Рис.8)
Рис. 8 - Отправка по электронной почте счета из 1С
Появляется окно «Отправка сообщения». 1 - В поле «Кому» - выбираем адрес электронной почты нужного контрагента или контактного лица контрагента (они должны быть заполнены в карточке контрагента). 2 - Проверяем или изменяем тему письма, 3 – С помощью этой кнопки можно добавить еще файлы к письму, 4 – Отправить. (Рис.9) Письмо отправлено клиенту. Готово!
Рис. 9 - Формирование письма с документами в 1С
Оставьте заявку, мы свяжемся с Вами в течение 10 минут.
Заказать звонок