МЧД: Что нужно знать и как работать с машиночитаемой доверенностью

Для чего нужна машиночитаемая доверенность?

Когда применение МЧД станет обязательным?

Как перейти на использование МЧД?

Где взять МЧД? Инструкция по созданию МЧД в 1С.

Как подписать документ с помощью МЧД?

Проверка МЧД при отправке документов

Проверка МЧД при обработке входящих документов

Отзыв машиночитаемой доверенности

 

Для чего нужна машиночитаемая доверенность?

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронный аналог бумажной доверенности.  Сотрудники могут подписывать электронные документы с помощью электронной подписи физического лица, прикладывая к ним МЧД. Без электронной подписи физлица, машиночитаемая доверенность не может быть использована.

При использовании МЧД не требуется предоставлять бумажную доверенность в налоговые органы, а для ИП больше нет необходимости заверять бумажную доверенность у нотариуса.

Когда применение МЧД станет обязательным?

На сегодняшний день использование МЧД по желанию, но с 1 с сентября 2023 года использование машиночитаемой доверенности станет обязательным (подкреплено Федеральным законом от 19.12.2022 № 536-ФЗ)

Напомним,  ранее этот срок был назначен на 1 января 2023 года. Перенос сроков был осуществлен, чтобы участники электронного документооборота успели подготовиться к изменениям в законодательстве.

Как перейти на использование МЧД?

Чтобы начать работу с МЧД необходимо выполнить 3 важных шага:

1) Получить ЭЦП на руководителя компании

С 1 января 2022 года ЭЦП руководителя можно получить только в ФНС и у ее доверенных лиц.

2) Получить электронную подпись на физическое лицо

Раньше КЭП сотрудника содержала данные физлица и данные организации. Эти подписи перестанут действовать с 1 сентября 2023. Сотрудникам, имеющим право подписи документов, необходимо перевыпустить подпись физического лица. С 1 сентября 2023 года сотрудники смогут подписывать документы только при наличии КЭП физлица и МЧД от руководителя.

Для получения или перевыпуска электронной подписи физического лица вы можете обратиться в в любой коммерческий удостоверяющий центр. Например, используя сервис 1С:Подпись.

3) Выпустить МЧД

После получения электронной подписи на сотрудника компании, нужно оформить на физическое лицо МЧД, подписанную КЭП руководителя организации или ИП.

Сделать это можно прямо в программе 1С в модуле ЭДО или 1С:Отчетность.

Также оформить машиночитаемую доверенность можно через специальный сервис на сайте ФНС «Создание xml-доверенности».

Где взять МЧД? Инструкция по созданию МЧД в 1С.

Сформировать МЧД можно в вашей учетной программе 1С с помощью модуля 1С-ЭДО или 1С:Отчетность.

Создать машиночитаемую доверенность в 1С можно следующим образом:

1. В карточке организации по кнопке ЭДО выбираем пункт «Машиночитаемые доверенности»

2. В общем списке МЧД по кнопке Создать добавляем новую МЧД.



3. В открывшейся карточке регистрации МЧД заполняем данные. Некоторые поля заполняются автоматически.



При регистрации МЧД обратите внимание на следующие реквизиты:

• номер доверенности генерируется автоматически;

• срок действия доверенности может быть указан датой (в этом случае заполняется дата выдачи МЧД и дата окончания) или текстом (если дата окончания неизвестная, то в Расширенной настройке нужно установить галку «Отсутствует конкретная дата окончания» и далее вручную заполнить текст срока действия. Например, два года. Нажать сохранить).

• передоверие – разрешено или нет;

• сведения о доверителе – указывается организация, физическое лицо и должность доверителя;

• сведения о представителе – указываются данные представителя;

• рег. № доверенности основания (используется при передоверии).

После заполнения всех полей необходимо нажать кнопку «Подписать и отправить»

4.   При успешной отправке статус МЧД сменится на "Отправлена". Через 2-3 минуты при открытии двойным щелчком по строке доверенности, статус должен смениться на "Зарегистрирована". 

5.  После получения сертификата и оформления доверенности, их следует добавить в учетную запись организации в сервисе 1С-ЭДО:  Открываем  список учетных записей в разделе Администрирование – Обмен электронными документами – Учетные записи ЭДО

В учетной записи уже есть сертификат организации.  В список необходимо  добавить новый сертификат физического лица по кнопке Добавить

В учетной записи появится новая строка с сертификатом физического лица и указанием доверенности

 

Настройка МЧД завершена. Теперь вы можете отправлять и принимать документы, подписанные электронной подписью физлиц, подкрепленных машиночитаемой доверенностью.

Как подписать документ с помощью МЧД? 

Подписание документов с помощью МЧД происходит аналогично применению электронной подписи. Необходимо следить за актуальностью доверенности, сроками действия, обновлять ее при изменении полномочий на подписание документов.

При отправке документов программа 1С автоматически сама определяет, нужна МЧД или нет. Если МЧД требуется, система подставляет последнюю используемую доверенность. Если автоматически не получилось подобрать доверенность, система предложит вариант выбора сертификата или завести доверенность.

Проверка МЧД при отправке документов

Проверка МЧД при отправке документов происходит автоматически. Система сама подставит последнюю используемую доверенность и сопоставит данные конкретного файла с информацией, указанной в сертификате. Здесь потребуется введение пароля к подписи.

Система выдаст ошибку, если будут обнаружены несоответствия при проверке, такие как:

• подпись неверна;

• данные о доверенности некорректны;

• данные о документе;

• данные о представителе или доверителе.

Нельзя подписать целый пакет документов сразу, если в нем находятся документы, подписываемые и не подписываемые по доверенности. В данном случае система 1С выдаст ошибку.

Проверка МЧД при обработке входящих документов

Система 1С автоматически выполняет проверку подписи при получении документов. Если документ подписан подписью физического лица, и при этом не содержит ИНН организации, программа запросит доверенность. Система 1С также ищет доверенность в распределенном реестре (единая сеть МЧД ФНС) и выполняет следующие действия:

• сопоставляет данные о доверителе, представителе в доверенности и сведений о номере доверенности в ЭД;

• проверяет полномочия представителя;

• сопоставляет данные о представителе в доверенности и квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, которой подписан ЭД;

• сопоставляет даты подписания ЭД и срок действия доверенности;

• проверяет ЭЦП  доверителя, которой подписана доверенность.

Отзыв машиночитаемой доверенности

Чтобы отозвать МЧД со своей стороны, необходимо в окне списка доверенностей нажать кнопку Еще  - Отозвать

Сведения об отзыве доверенности автоматически обновятся в распределённом реестре (единая сеть МЧД ФНС) и будут немедленно использованы в информационных системах контрагентов.

При получении документов выполняется автоматическая проверка подписей на основе данных их из распределённого реестра. Если доверенность была отозвана, то проверка покажет этот факт, и подпись будет считаться недействительной.