Факсимиле в переводе с латинского – «сделай подобное». Это точное, фотографическое изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки. Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы собственноручные подписи или УКЭП.
На практике использование факсимильной подписи имеет место быть и достаточно часто применяется. Но следует понимать, в каких случаях использование факсимиле в документах законно, а когда лучше воздержаться от использования.
Гражданско-правовые сделки
Порядок использование факсимиле в гражданско-правовых сделках не предусмотрен. Единственный способ узаконить применение факсимиле в документах – соглашение сторон.
Данное соглашение можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в обоих случаях необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимильной подписи, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимиле будет иметь юридическую силу.
Документы бухгалтерского и налогового учета
Согласно п.2 ст.346.16 и п.1 ст 252 НК РФ При налогообложении учитываются только экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы. При этом подтверждающие документы должны быть оформлены согласно законодательству РФ или обычаям делового оборота.
В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" одним из обязательных реквизитов первичного документа является подпись лица, совершившего расходную операцию, или лица, ответственного за ее совершение, с указанием фамилии, инициалов и иных реквизитов, необходимых для его идентификации (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Платежные документы и документы, имеющие финансовые последствия, должны быть подписаны собственноручной подписью. Если документ составлен в электронном виде и подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), он приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью.
Минфин и ФНС считают, что оформление документов факсимильной подписью не порождает последствий налогового характера. Ведомства солидарны во мнении, что факсимиле не следует использовать на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия
Счета-фактуры, подписанные факсимиле, лишат права на вычет
Еще недавно судебная практика по поводу вычета НДС на основании факсимильных счетов-фактур была неоднозначна. Главное условие принятие к вычету НДС – наличие правильно оформленных счето-фактур. В частности, такой счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации - продавца либо иными уполномоченными лицами (п. 6 ст. 169 НК РФ). Должны ли такие подписи быть обязательно собственноручными или возможно использование факсимиле, ст. 169 НК РФ не уточняет. В связи с этим возникает вопрос о правомерности использования в счете-фактуре факсимильного воспроизведения подписи.
Но после выхода постановления от 27.09.2011 № 4134/11 Президиум ВАС РФ сформировал правовую позицию по данному вопросу, указав, что возможность факсимильного воспроизведения подписи на счете-фактуре ни налоговым, ни бухгалтерским законодательством не предусмотрена. Документы должны содержать собственноручные подписи соответствующих лиц, а отступление от этого правила лишает права на налоговый вычет.
После выхода данного постановления федеральные арбитражные суды стали занимать аналогичную позицию.
Кратко по использованию факсимильной подписи в документах:
Можно использовать факсимиле:
· При совершении гражданско-правовых сделок, если стороны заранее об этом договорились
· В текущей деловой переписке
Нельзя использовать факсимиле:
· на доверенностях, платежных и других документах, которые применяются в сфере налоговых отношений
· в счетах-фактурах
Документы, подписанные УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью) приравниваются к бумажному документу с собственноручной подписью.
Подключите 1С-ЭДО и обменивайтесь электронными документами, заверенными УКЭП, прямо в 1С.
Пробуйте бесплатно
Оставьте заявку на подключение бесплатного пакета 1С-ЭДО
Подключить 1С-ЭДО
