Обмен электронными перевозочными документами. ЭПД

Законодательная база

Оборот электронными перевозочными документами регламентируется Федеральным законом от 02.07.2021 № 336-ФЗ. С 1 сентября 2022 начали действовать Правила обмена электронными документами, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931.

Для реализации этих правил приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ были утверждены форматы:

• электронной транспортной накладной;

• электронной сопроводительной ведомости;

• электронного заказ-наряда

С 1 марта 2023 года планируется введение в электронный оборот формы договора фрахтования, путевого листа, экспедиторской расписки, заказа и заявки.

Для кого переход на ЭПД обязателен?

К проекту можно присоединиться на добровольной основе, обязательного применения именно электронных документов пока нет. С января 2023 года логистические, экспедиционные, транспортные компании, грузоотправители и грузополучатели — как ИП, так и компании, должны в обязательном порядке использовать электронные перевозочные документы

Как работает обмен перевозочными документами

Три участника при обмене электронными транспортными накладными:

• Грузоотправитель

• Перевозчик

• Грузополучатель

Схема взаимодействия между участниками перевозки выглядит следующим образом:

1. Грузоотправитель для отправки груза транспортной компанией оформляет накладную в своей учетной программе, направляет в электронном формате перевозчику и грузополучателю.

2. Перевозчик принимает или отказывается от перевозки и направляет соответствующее уведомление остальным участникам (грузополучателю и грузоотправителю) Пр подтверждении приемки груза к перевозке перевозчик может указать сведения о переадресовке и о замене водителя и (или) транспортного средства (ТС).

3. Грузополучатель принимает или не принимает груз и направляет соответствующее уведомление грузоотправителю и перевозчику.
4. Перевозчик направляет уведомление грузоотправителю и грузополучателю о передаче или непередаче груза грузополучателю. В случае частичной выгрузки груза перевозчик может внести сведения о переадресовке (возврате) и о замене водителя и (или) ТС. При необходимости перевозчик вносит информацию о корректировке стоимости перевозки и направляет ее на согласование грузоотправителю.

В учетной системе 1С все этапы взаимодействия у всех участников. По мере заполнения сведений иконки окрашиваются в желтый цвет, а сведения становятся доступными для просмотра всем участникам.

Какие подписи использовать участникам грузоперевозок для обмена ЭПД

Для обмена ЭПД необходима электронная подпись. Всем участникам обмена требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП), кроме водителей (им достаточно простой ЭП или неквалифицированной НЭП).

Через операторов и ГИС ЭПД можно обмениваться только ЭПД, обмен остальными документами (первичка, счет-фактуры и пр) осуществляется через ЭДО.

Как начать работать с электронными транспортными документами в 1С

В программе «1С:Бухгалтерия 8» с релиза 3.0.121.31 добавлен новый сервис 1С-ЭПД для обмена электронными перевозочными документами через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Чтобы начать работать с сервисом 1С-ЭПД, достаточно быть абонентом 1С-ЭДО и включить настройку обмена ЭПД. Уже реализован обмен через оператора "Калуга Астрал", планируется подключить "Такском"

В программах 1С вы одновременно можете вести обмен как перевозочными документами и передавать их в ГИС ЭПД, так и вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.

С помощью сервиса 1С-ЭПД можно сформировать все утвержденные ФНС форматы электронных перевозочных документов и визуализировать с помощью QR-кодов для проверки на дорогах.