Кадровый ЭДО с решениями 1С

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) - этот термин все больше на слуху и плотно приживается. В апреле 2020 г. стартовал эксперимент по внедрению кадрового электронного документооборота. Регламентируется этот процесс цифровизации Федеральным законом от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ. Также на рассмотрении Госдумы находится законопроект № 967986-7, согласно которому будут утверждены правила организации электронного документооборота с сотрудниками и внесены соответствующие изменения в ТК РФ.

И речь идет не об электронных трудовых книжках, не о СЗВ-ТД и не об электронных больничных. Кадровый электронный документооборот - это оборот документами между организациями и сотрудниками. 

Подробнее о реализации кадрового ЭДО мы рассказывали в статье. 

Сегодня мы разберем наиболее частые вопросы, возникающие при знакомстве с этим процессом.

Как оформить согласие сотрудника на КЭДО?

Фирма «1С» рекомендует 3 варианта оформления:

1)      Внести изменение в локальный акт организации – коллективный договор. При этом необходимо «под роспись» ознакомить всех сотрудников с новой редакцией, а новых сотрудников его подписывать

2)      Вписывать согласие в индивидуальный документ. Для этого необходимо внести изменение к трудовому договору, для новых сотрудников предоставлять новый трудовой договор (контракт)

3)      Оформлять отдельный документ-согласие на присоединение к кадровому эдо организации

Третий вариант наиболее перспективный, но нашему мнению.

По опыту тех организаций, которые уже присоединились к кадровому ЭДО, участвуют не все сотрудники. Поэтому удобней согласие на участие сотрудников оформлять отдельным документом.

Как подписать согласие на КЭДО?

Для сотрудников, которые посещают рабочее место, вполне подойдет чернильная подпись. Это будет первый и последний раз использования чернил в кадровом электронном документообороте. 

Для удаленных сотрудников – подписание УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи, которая изготовлена специализированным удостоверяющим центром). Такую подпись признает любой гос орган.

По поводу использования неквалифицированной подписи пока идут обсуждения в рабочей группе. Ответов нет. Но они обязательно появятся. Следите за развитием событий! 

Почему подпись для кадрового ЭДО хранится в облаке, а не на моем устройстве?

Если Вы когда-нибудь сталкивались с установкой криптографических средств на компьютер, вы знаете, что это непросто и трудозатратно. Подпись – это криптография.

Для каждого сотрудника придется вызывать специалиста для установки. Еще сложнее установить подпись на мобильном устройстве. 

Для сервисов реализации кадрового электронного документооборота (например, 1С:Кабинет сотрудника) важно поддержать работу на мобильном устройстве. По статистике использования сервиса 1С:Кабинет сотрудника, 90 % пользователей используют смартфоны.

Хранение электронной подписи стало уже привычным. Государственные порталы по умолчанию рекомендуют хранение подписи в облаке. 

Как хранятся электронные документы? 

Обязанности работодателя:

·         долгосрочное хранение электронных документов

·         обеспечить доступ сотрудника к своим электронным документам

·         доступ к архиву предприятия и со стороны сотрудника, в том числе бывшего сотрудника.

Чтобы снять головную боль работодателя по хранению и доступу к электронным документам, рекомендуем использовать портал «Работа России».

·         Это удобно, т.к. это единый архив кадровых документов от всех работодателей. Единая база.

·         Обеспечивается доступ сотрудников через Госуслуги

·         Работодатель не должен у себя хранить все электронные документы на долгосрочной основе

 

Когда появится возможность развернуть сервис 1С:Кабинет сотрудника на своих серверах.

Этот вопрос часто возникает у крупных организаций.

Ответ от фирмы «1С»:

Такой вариант работы уже разработан. Сейчас проводится пилотная эксплуатация на нескольких клиентах-добровольцах. В зависимости от успешности пилотного периода, данный вариант появится в продаже в конце второго квартала 2022 года. 

По функциональности данный вариант ничем не будет отличаться от существующего варианта 1С:Кабинет сотрудника в облаке. 

Какая гарантия, что данные сотрудников не будут использованы третьими лицами?

Иногда клиенты спрашивают с фирмы «1С» подписание юридических гарантий, о том, что данные не будут передаваться третьим лицам.

Фирма «1С» предоставляет свои сервисы также, как другие массовые провайдеры сервисов (Mail.ru, Yandex, Amazon и др.) Пользователи почты Яндекс, например, не заключают договора юридической ответственности. 1С использует повседневную межотраслевую практику, применяемую для массовых электронных сервисов. Все индивидуальные решения в разы дороже.

Каковы перспективы использования КриптоПро DSS? 

Пока не планируется, но запросы анализируются. Сейчас для сервиса «1С:Кабинет сотрудника» используется бесплатный вариант хранения подписей.

Использование специализированных облачных хранилищ приведет к существенному удорожанию сервиса. 

Если потребность массово возникнет, 1С реализует это, но стоить это будет гораздо дороже

Нужна ли бумага после перехода на КЭДО?

Нет, бумага не нужна, для этого все и делается.

Если у сотрудника есть 2 подписи – от имени работодателя и как физического лица – Как обеспечить разделение подписи?

Подпись работодателя используется исключительно в программе, она «не проникает» в личный кабинет сотрудника

Каким образом подтвердить подпись сотрудника при возникновении трудового спора?

При возникновении трудового спора необходимо предоставить в трудовую инспекцию электронный документ и подписанный документ-согласие на использование кадрового документооборота.

Если Вы задумались от подключении сервиса по реализации кадрового электронного документооборота, при выборе учтите следующие моменты:

• Интеграция с вашими зарплатно-кадровыми приложениями (сервис 1С:Кабинет сотрудника и зарплатные решения 1С от одного вендера, поэтому совместимость идеальная.)

• Что представляет собой сервис. Он включает только кадровый обмен документами с госпорталом, или еще включает личные кабинеты сотрудников. И как подгружается информация в эти личные кабинеты.

Как соблюдается закон о защите персональных данных ?

Провайдер, где размещаются данные, подписывается, что соответствует закону о защите персональных данных. Это подтверждают сертификаты.