Исключение ручных операций в процессах компании «Оптмежторг» с помощью автоматизации

Компания "Оптмежторг" занимается поставками продуктов питания широкого спектра (от укропа до вырезки) в бюджетные учреждения (детские сады, школы, больницы), а так же в коммерческие организации (хорека, общепиты, столовые) по Ярославской и Костромской области.

Что имели:

Компания «Оптмежторг» автоматизирована на базе решений 1С. Есть специфичные процессы в компании, реализацию которых типовой функционал программ не может удовлетворить.

Часть операций выполняется вручную. Документы распечатываются, корректировка от руки записывается на бумагу и по окончании передается операторам, которые вносят изменения в заказ Клиенту на основании рукописных данных Кладовщиков из печатной формы с последующей печатью документов реализации.

Много времени уходит на формирование документов реализации из-за поиска нужной информации и внесение корректировок.

Ошибки в документах и комплектации заказов из-за человеческого фактора. 

Что нужно:

Требуется автоматизация для исключения ручных операций, рутинного труда по корректировке документов и перепроведению всех связанных документов.

Есть ряд отдельных задач на доработку под специфику бизнеса для удобства и ускорения процессов отгрузки и комплектации заказов. Например:

1      добавление возможности выведения дополнительных данных при подготовке документов

2      добавление необходимых печатных форм

3      доработка отчетов

4      доработка существующих форм в 1С

Как решили эту задачу с помощью автоматизации

• Для решения проблемы с ручными корректировками документов реализации на основании рукописных данных, предоставляемых кладовщиками, на базе существующей печатной формы «Реестр корректировки отгрузки» создали рабочую форму «Реестр корректировок», в которую можно вносить изменения, и эти изменения автоматически переносятся в связанные заказы. Кладовщик самостоятельно вносит необходимые изменения, оператор проверяет эти данные на полноту и правильность заполнения, и далее внесенные корректировки автоматически попадают во все соответствующие документы заказов клиента, и оператор сразу переходит к печати документов, не тратя время на внесение изменений в каждый заказ по отдельности.
• Доработали возможность выведения дополнительных данных в печатные формы документов реализации
• Добавили дополнительные печатные формы по предоставленному шаблону
• Настроили печать комплекта документов со спецификациями и сертификатами в привязке к клиенту в нужном формате
• Для ускорения поиска номенклатурных позиций в Заказе клиента добавили расширенные возможности поиска по сочетанию букв, а не началу строки, и настроена автоматическая проверка способа доставки. В этом же документе настроен быстрый переход на специально разработанную форму по сочетанию клавиш. Благодаря работе в одном окне значительно сократилось время на оформление заказа.

Результаты автоматизации

Благодаря автоматизации получили:

1. значительное ускорение в оформлении заказа и подготовке документов реализации

2. уменьшение ошибок в документах из-за человеческого фактора

3. сокращение рутинных операций при подготовке отгрузочных документов 

4. сокращение времени на поиск необходимых данных при комплектации заказов