1С:Документооборот как инструмент обеспечения выполнения поставленных задач

Уважаемые руководители, сегодня я хотела бы поднять вопрос как сделать вашу команду более эффективной при выполнении СМАРТ-задач. В период непростой экономической ситуации и работы удаленно особенно важно делать задачи в срок.

Представьте себе ситуацию. Прошло совещание, на нем обсуждалось много проблем, были приняты решения о необходимых действиях. Вы уверены, что все исполнители сейчас быстро выполнят все поставленные им задачи. Но проходит неделя, потом еще одна и еще одна….а поручения не выполняются. Знакомо? Тогда начинаем думать, почему так происходит?

Причин, конечно, может быть очень много, но основные кроются в планировании работы сотрудников (и да, руководители тоже нуждаются в планировании) и контроле выполнения задач.

Давайте поразмышляем, какие данные и показатели нам нужны для планирования и контроля СМАРТ-задач (предполагается, что задачи уже уместны, измеримы, конкретны, достижимы и ограничены во времени).

1. Кто будет исполнителем задачи
2. До какой крайней даты нужно выполнить задачу
3. Сколько на это потребуется времени (трудозатраты в часах)
4. Поскольку один исполнитель, как правило, делает много задач, то нам интересно их общее количество
5. И, конечно, статусы выполнения

Главное требование «быстрое получение актуальной информации по всем задачам» реализовано в функционале программы «1С: Документооборот 8». Использование данной программы позволяет нажатием пары кнопок узнать:

• Кто и сколько времени потратил на выполнение СМАРТ задач
• Какие задачи были «брошены»
• А какие из задач сделаны, но не в установленный срок

Итак, старт задач предусмотрен из «мероприятия» (планерка, совещание и т.д.), когда можно привязать к конкретному пункту повестки собрания, из «проекта» и без привязки к чему-либо.

Часто руководители принимают решения на разного рода совещаниях. Если создать в программе 1С:Документооборот 8 «мероприятие», заполнить протокол и отправить его на исполнение, то

1. задачи будут привязаны к конкретным пунктам «программы» мероприятия, проще говоря, к обсуждаемой проблеме.
2. Каждая задача будет направлена конкретного сотрудника.
3. Можно указать срок выполнения задачи, что упростит контроль исполнительской дисциплины.

Теперь у нас выполнена важная часть – задачи не будут потеряны. Они все зафиксированы, имеют конкретных исполнителей. Исполнители будут видеть список всех отправленных им задач:

А руководитель видит и контролирует отправленные им задачи. В список Задачи от меня попадают задачи, созданные в рамках процессов, автором которых является текущий пользователь.

Вторая часть это контроль исполнительской дисциплины. Мы ведь хотим, чтобы задачи были выполнены! Для этого предусмотрен специальный отчет.

Из отчета легко понять кто не выполнил задачи в срок. Конечно, нужно разобраться в причинах. Во-первых, интересно сколько времени сотрудник потратил на задачи. Это реализовано за счет ведения учета фактических трудозатрат.

Сотрудник может указать фактические затраты времени по любому объекту, над которым он работал. Например, письмо, документ, файл, мероприятие, проект, проектная задача. Указанные трудозатраты автоматически попадают в ежедневный отчет за соответствующий день и автоматически привязываются к нужному проекту и к нужному виду деятельности. При выполнении задачи программа может сама запрашивать трудозатраты на нее.

Использование отчета «Анализ трудозатрат по видам деятельности» помогает руководителю оценить самые затратные виды и наметить меры по их сокращению.

Кроме приведенных выше отчетов и инструментов, в программе 1С:Документооборот 8 есть множество других типовых средств (календарь сотрудника, лист учета рабочего времени, отчеты для планирования мероприятий и занятости сотрудников), но даже эти простые в работе механизмы способны значительно повысить производительность труда Ваших подчиненных и эффект от выполнения в срок поставленных задач.

Программа 1С:Документооборот 8 - это надежный помощник, позволяющий получать быстро достоверную информацию. А решения и действия за Вами!

Мы в своей компании активно используем этот инструмент в работе для управления внутренними проектами. Готовы показать, как на практике это работает.

Автор статьи, Голубева Екатерина - менеджер по качеству компании "Баланс"